Kurzfazit nach drei Monaten: weniger Medienbrüche, mehr Transparenz, messbare Effekte. Der Prozessmeister liefert Substanz statt Show – und bleibt auch nach Go-Live erreichbar. Genau die Art Partner, die man im Mittelstand braucht.
Erreichbarkeit
Kein Anruf geht mehr verloren.
Der Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn Dein Team auf der Baustelle, beim Kunden oder im Feierabend ist. Er erfasst das Anliegen, ordnet die Dringlichkeit ein und bereitet den Rückruf vor. Ob Du zurückrufst — und was nach außen geht — entscheidest Du. Automatisiert wird die Annahme, nicht die Verantwortung.
So klingt der Assistent im Einsatz
Drei Beispiele aus dem Handwerksalltag. Der Anrufer wird zu Beginn jedes Gesprächs über den KI-Einsatz informiert — das ist nach dem EU AI Act Pflicht und schafft Vertrauen.
Heizung ausgefallen, Störcode F32
Assistent: Guten Tag, Sie sprechen mit der automatischen Anrufannahme von [Betrieb]. Wie kann ich helfen?
Kunde: Meine Heizung geht nicht mehr, im Display steht F32.
Assistent: Danke — ich notiere: Heizungsstörung, Code F32. Funktioniert das Warmwasser noch?
Kunde: Nein, auch nicht.
Assistent: Alles klar, das ist ein dringender Fall. Ich leite das sofort ans Team weiter. Sind Sie heute noch erreichbar?
Ergebnis: Dringlich eingestuft · an den Notdienst weitergeleitet · Rückrufnummer notiert.
Anfrage für ein Angebot
Assistent: Guten Tag, automatische Anrufannahme. Worum geht es bei Ihrem Anliegen?
Kunde: Ich möchte ein Angebot für neue Steckdosen, 20 Stück im Büro.
Assistent: Gerne. Dafür notiere ich: Gewerk Elektro, 20 Steckdosen, Büro. Wie ist Ihre Adresse?
Kunde: Musterweg 7, 12345 Berlin.
Assistent: Vielen Dank. Ein Kollege meldet sich heute noch mit einem Terminvorschlag fürs Aufmaß.
Ergebnis: Strukturiert erfasst · Aufmaß-Termin vorbereitet · an den Innendienst übergeben.
Standardfrage außerhalb der Geschäftszeiten
Assistent: Guten Abend, automatische Anrufannahme. Wie kann ich helfen?
Kunde: Arbeiten Sie auch am Wochenende?
Assistent: Für Notfälle sind wir 24 Stunden erreichbar. Bei geplanten Arbeiten meldet sich das Büro am Montag. Soll ich einen Rückruf notieren?
Ergebnis: Frage beantwortet · Rückrufwunsch aufgenommen · nichts geht verloren.
Was der Assistent tut — und was nicht
Übernimmt er
- Anrufe annehmen — auch abends, am Wochenende, parallel
- Anliegen strukturiert erfassen (Gewerk, Ort, Dringlichkeit)
- Standardfragen zu Leistungen und Verfügbarkeit beantworten
- Rückrufe und Aufmaß-Termine vorbereiten
Übernimmt er nicht
- Preise zusagen oder verbindliche Aussagen treffen
- Komplexe Beratung oder Beschwerden
- Entscheidungen ohne Freigabe durch Dein Team
Timo BrandtDein AnsprechpartnerMit Deinem Betrieb anfangen
Welcher Ablauf kostet Dein Team gerade zu viel Zeit?
Bring einen typischen Vorgang und die Namen Deiner Programme mit — ob Handwerkersoftware, Kalender oder E-Mail. Wir prüfen Datenzugang, Aufwand und Freigaben. Wenn eine einfache Softwarefunktion ausreicht, brauchst Du dafür keinen KI-Agenten.