Anfragen, Posteingang und Termine
Anfragen und Termine
Anfragen aus allen Kanälen erfassen, einordnen und Termine vorbereiten. Versendet wird nach Freigabe.
KI-Automatisierung im HandwerkEin Tag im Handwerksbetrieb.
Ein Tag im Handwerksbetrieb.
Ohne die immer gleichen Griffe.
So sieht der Betriebsalltag heute aus: Anfragen in vier Kanälen, Aufmaße auf Zetteln, Angebote am Abend, Termine, die sich täglich ändern. Und so kann er mit geprüften Assistenten aussehen: Anfragen zuordnen, Aufmaße erfassen, Angebote vorbereiten, Termine planen, die Baustellendoku führen. Die Freigabe bleibt bei Deinem Team.
Wir prüfen zuerst, was Deine Handwerkersoftware bereits kann. Neue KI kommt dort hinzu, wo ein konkreter Arbeitsschritt offenbleibt.
Timo BrandtDer Prozessmeister
Ein Tag im Handwerksbetriebso läuft der Ablauf mit freigegebenen Assistenten
07:15
Anfragen-Eingang
Anfragen aus E-Mail, Website, Telefon und Messenger kommen zugeordnet in einem Eingang an — kein Zettelkasten mehr.
08:30
Einsatzplanung
Termine, Baustellen und Ausfälle sind aufbereitet — die Planung macht der Meister, nicht der Zufall.
10:00
Aufmaß
Fotos und Notizen sind dem Vorgang zugeordnet — Unleserliches wird nachgefragt statt geraten.
12:30
Angebote
Der Entwurf steht auf Basis von Aufmaß, Stammdaten und Vorlagen — Du prüfst Preise und Positionen.
14:30
Material
Materiallisten sind je Lieferant gebündelt — bestellt wird nach Deiner Freigabe.
16:00
Baustelle und Doku
Fotos und Berichte landen im richtigen Projekt — Fehlendes wird angemahnt statt vergessen.
17:30
Feierabend
Der Tag ist dokumentiert, morgen ist vorbereitet — der Schreibtisch wartet nicht mehr.
Konzeptdarstellung: So kann der Ablauf mit freigegebenen Assistenten aussehen. Jede Planung, jedes Angebot und jede Bestellung wird von einer Person geprüft und freigegeben.
Dein Prozess. Deine Regeln.
Für Handwerksbetriebe statt für irgendeine Branche
12 Handwerks-Prozesse vom Anfrageeingang bis zur Abnahme. Umsetzungskonzepte, keine Kundenliste oder Referenzbehauptung.
Leistungen für Deinen Betrieb
Alle 12 Assistenten Welche Aufgabe soll Dein Team weniger Zeit kosten?
Jede Detailseite erklärt benötigte Daten, Ablauf, Voraussetzungen, Freigaben und einen sinnvollen Test. Die Funktionen werden individuell umgesetzt, nicht durch den Besuch dieser Website eingeschaltet.
Aufmaß, Stammdaten und Angebotsentwürfe
Aufmaß und Angebote
Fotos, Notizen und Memos strukturieren und Angebotsentwürfe aus Stammdaten und Vorlagen erzeugen.
Einsatzplanung und Materialabstimmung
Planung und Einsatz
Verfügbarkeiten, Dauer und Abhängigkeiten für die Wochenplanung aufbereiten und Materialbedarf abstimmen.
Fotos, Berichte und Stundenzettel
Baustelle und Doku
Fotos und Berichte dem Projekt zuordnen und Stundenzettel den Aufträgen zuweisen.
Leistungsstände und Rechnungsentwürfe
Abrechnung und Rechnung
Leistungsstände für Abschlags- und Schlussrechnungen sowie Rechnungsentwürfe vorbereiten.
Mängel, Fristen und Betriebswissen
Nachlauf und Wissen
Mängelmeldungen zuordnen, Fristen überwachen und Teamfragen aus freigegebenen Unterlagen beantworten.
Die Engpässe zuerst
Der Engpass sitzt oft zwischen zwei Arbeitsschritten.
Fehlende Zuordnung, unleserliche Aufmaße und ungeklärte Zuständigkeiten führen zu Rückfragen. Deshalb prüfen wir zuerst den konkreten Ablauf und die Datenqualität. Ein Pilot muss die verbleibende Nachkontrolle mitmessen.
Recherche zu Betriebsalltag, Regeln und GrenzenErst den Engpass finden: 2-Minuten-Selbsttest →Anfragen kommen in vier Kanälen an und bleiben manchmal liegen.
Der Anfragenassistent bündelt und ordnet zu, Antwortentwürfe gehen zur Freigabe.
Anfragenassistent ansehen →Aufmaßnotizen sind unleserlich oder verschwinden.
Der Aufmaß-Assistent macht aus Fotos und Memos eine Positionsliste.
Aufmaß strukturieren →Angebote dauern Tage, weil alles von vorn getippt wird.
Der Angebotsassistent nutzt Deine Stammdaten und Vorlagen.
Angebote vorbereiten →Der Einsatzplan ändert sich täglich und trifft oft die Falschen.
Ein Assistent bereitet die Planung auf und zeigt Konflikte früh.
Einsatzplanung vorbereiten →Die Baustellendoku wird abends nachgeholt oder gar nicht.
Fotos und Berichte landen automatisch im richtigen Projekt.
Baustellendoku ordnen →Mängel gehen unter, bis der Kunde sauer anruft.
Ein Assistent ordnet Meldungen zu und überwacht Fristen.
Mängel im Blick behalten →Probleme in Zahlen
Woran Betriebe den Engpass erkennen.
Recherchierte Zahlen aus der Branche — mit Quelle hinter jeder Angabe. Was auf Deinen Betrieb zutrifft, zeigt erst die eigene Messung.
4 %
der Handwerksbetriebe nutzen KI, 9 % planen es — Bitkom/ZDH-Studie 2025, bitkom.org
89 %
sehen in der Digitalisierung eine Chance, nur 6 % ein Risiko — handwerksblatt.de
Rund 200.000
Fachkräfte fehlen im Handwerk, 119.565 offene Stellen waren Ende Dezember gemeldet — ZDH, tagesschau.de
87 %
der Betriebe sagen: Kunden erwarten individuelle Angebote und schnelle Erreichbarkeit — Bitkom-Studie 2025, bitkom.org
58 %
nennen mangelnde Digitalkompetenz der Mitarbeitenden als Hürde — Bitkom-Studie 2025, handwerksblatt.de
Betrieb steuern
Deinen Betrieb steuern — Anfragen, Angebote und Auslastung auf einem Blick.
Anfragevolumen, Angebotsquote, Auslastung und die Zeit von Anfrage bis Angebot. Du siehst, wo Aufträge hängen bleiben, bevor es der Kunde merkt.
Von Anfang an eingebaut
Datenschutz ist kein Anhang. Wissen ist kein Zufall.
Beides planen wir von der ersten Skizze an ein — nach deutschem Recht und den Orientierungshilfen der Aufsichtsbehörden.
Datenschutz & Regeln
Datenschutz von Anfang an
DSGVO, AI Act Art. 4, VOB/B und E-Rechnung — verständlich erklärt, mit klarer Reihenfolge für Euer Projekt.
Datenschutz-Seite lesen →WissensdatenbankJede Antwort in Minuten
Das Team findet Abläufe, Vorlagen und Entscheidungsgründe in Sekunden — mit Quellenangabe statt Suche in Mails und Köpfen.
Wissensdatenbank ansehen →Ehrlich eingeordnet
Was ein Handwerks-Assistent kann – und was nicht.
Dafür sind die Assistenten da
- Anfragen lesen und zuordnen
- Aufmaße strukturieren
- Angebots- und Rechnungsentwürfe erzeugen
- Einsatzpläne vorbereiten
- Baustellenfotos ins richtige Projekt legen
- Fristen erinnern
Dafür bleiben Menschen verantwortlich
- Preise und Konditionen
- Terminzusagen
- Materialbestellungen
- Jede Freigabe und jeder Versand nach außen
- Sicherheit auf der Baustelle
- Die fachliche Beurteilung
Ehrlich von Anfang an
Für wen die Zusammenarbeit nicht passt.
Automatisierung lohnt nicht für jeden Betrieb — und das sagen wir, bevor Du Geld ausgibst. Diese drei Punkte solltest Du mitbringen.
Ein klarer, wiederkehrender Ablauf
Wenn eine Aufgabe selten vorkommt oder jedes Mal komplett anders läuft, gibt es wenig zu automatisieren. Am stärksten wirkt die Automatisierung bei Abläufen, die täglich oder wöchentlich Zeit kosten.
Eine fachlich verantwortliche Person
Regeln, Testfälle und Freigaben müssen erklärt und geprüft werden können. Ohne jemanden, der den Ablauf kennt und freigibt, bleibt es beim Konzept.
Zugänge und Datenrechte
E-Mail, Kalender, Handwerkersoftware: Ohne klare Zuständigkeiten für Zugänge und Daten wird aus dem Pilot ein Projekt ohne Ende. Das klären wir vor dem Start.
Passt nicht? Dann sag es Dir im Erstgespräch ehrlich — wir nennen Dir den Grund, statt Dich in ein Projekt zu reden. Telefonassistent ansehen · Förderung prüfen
Ein Team für Deinen BetriebMehrere Assistenten.
Mehrere Assistenten.
Klare Zuständigkeiten.
Der Anfragenassistent kennt die Eingänge, der Angebotsassistent die Vorlagen, der Doku-Assistent die Projekte. Jeder Assistent darf nur die Daten sehen und ändern, die seine Aufgabe erfordert — dokumentiert und begrenzt.
Agententeam für Deinen Betrieb zusammenstellen →Beispiel: von der Anfrage bis zur Rechnung
Anfrage einlesenFall anlegenAufmaßtermin vorschlagenAufmaß erfassenAngebotsentwurf erzeugenMeister prüftDoku führenRechnung vorbereiten
Fachliche Freigaben, Preise, Terminzusagen und der Versand nach außen bleiben bei berechtigten Menschen. Assistenten können ihre eigenen Entwürfe nicht selbst freigeben.
So beginnt die Umsetzung
Ein echter Vorgang zeigt mehr als eine große Demo.
Kein unbekanntes System erhält sofort Zugriff auf alle Postfächer, Kalkulationen und Projektakten. Wir grenzen den ersten Prozess gemeinsam ab — Datenschutz und Freigaben zuerst.
Leistungsumfang und Einführung- Du zeigst einen typischen Vorgang, zum Beispiel eine Anfrage bis zum Angebot. Wir klären, wo Zeit verloren geht und was Deine Software schon kann.
- Datenquellen, Rechte, Vorlagen, Freigabewege und verantwortliche Prüfer werden festgelegt.
- Ein begrenzter Test erzeugt zunächst Entwürfe. Fehler, fehlende Daten und notwendige Nachkontrolle werden dokumentiert.
- Erst nach Abnahme wird der freigegebene Ablauf angebunden. Zuständigkeit, Kostenkontrolle und Rückfall auf manuelle Bearbeitung bleiben bestehen.
Timo BrandtGründer · Der Prozessmeister
Persönlich statt anonym
Dein Betrieb braucht einen Ansprechpartner. Nicht noch ein Tool.
„Ein Modell allein löst kein Geschäftsproblem. Entscheidend ist, wie man das passende Modell in die Systeme und Abläufe integriert, absichert und betreibt.“
Timo Brandt · Der Prozessmeister
- Ein konkreter Vorgang aus Deinem Alltag als Ausgangspunkt.
- Deine Programme, Vorlagen und Regelwerke als Grundlage.
- Benannte Ansprechpartner und klare Freigaben für die Umsetzung.
Weiterlesen und prüfen
Wissen, Leistungen und der Blick in den Betrieb
Recherche
KI im Handwerk
Marktübersicht, Regeln und die Grenzen der Automatisierung – mit Quellen statt Versprechen.
Dossier lesen →PraxiswissenRatgeber
Anfragen, Angebote, Baustellendoku und Mängel — Schritt für Schritt erklärt, mit ehrlichen Rechenbeispielen.
Ratgeber lesen →AssistentenZwölf Handwerks-Assistenten
Von der Anfrageannahme bis zum Mängelmanagement: Aufgaben, Grenzen und Pilotkriterien je Assistent.
Assistenten ansehen →ProzesseZwölf Prozesse vom Eingang bis zur Abnahme
Anfrage, Aufmaß, Angebot, Einsatz, Doku, Rechnung und mehr – mit passenden Assistenten je Prozess.
Prozesse ansehen →Die Fragen vor dem ersten KI-Projekt
Welche KI-Automatisierung lohnt sich im Handwerksbetrieb zuerst?
Ein häufiger, klar begrenzter Vorgang mit guten Eingangsdaten. Meist Anfragen, Angebote oder die Baustellendoku. Ein Test mit Deinen echten Vorgängen zeigt Aufwand, Fehlerquote und Nachkontrolle.
Funktioniert das mit meiner Handwerkersoftware?
Die Daten werden so aufbereitet, dass sie in Deine vorhandene Software passen. Welche Schnittstelle infrage kommt, wird im Projekt geklärt. Ein Softwarewechsel ist keine Voraussetzung.
Ersetzt KI meine Monteure?
Nein. Sie übernimmt strukturierte Vorarbeiten im Büro: lesen, sortieren, entwerfen. Die Arbeit auf der Baustelle und jede Freigabe bleiben beim Team.
Was kostet die Automatisierung eines Prozesses?
Das hängt von Datenqualität, Schnittstellen, Nutzungsmenge und Betreuung ab. Einrichtung und laufende Kosten werden getrennt ausgewiesen. Zuerst prüfen wir den Umfang und erstellen einen Kostenvoranschlag.
Ist das automatisch DSGVO-konform?
Nein. Zweck, Rechtsgrundlage, Zugriffsrechte, Auftragsverarbeitung und Löschung müssen zur konkreten Umsetzung passen. Das wird im Projekt geprüft.
Was ist mit der KI-Kompetenz-Pflicht nach der KI-Verordnung?
Seit Februar 2025 gilt Art. 4 KI-VO. Zur Einführung gehört, dass das Team die Ergebnisse prüfen, Fehler melden und den freigegebenen Ablauf verstehen kann.
Darf KI Baustellenfotos und Kundendaten verarbeiten?
Für den Pilotbetrieb braucht es eine klare Rechtsgrundlage, getrennte Rollen und gekennzeichnete KI-Ergebnisse. Was mit Bildern, Aufmaßen und personenbezogenen Daten passieren darf, klären wir vor dem ersten Test — inklusive Mitarbeiterinformation.
Kann ein Assistent Mahnungen automatisch verschicken?
Vorbereiten ja: Der Assistent kann offene Posten und Fristen listen und einen Mahnentwurf erstellen. Verschickt wird nach Freigabe — und nur, wenn Rechnungswesen und Zahlungsziele sauber gepflegt sind.
Kundenbewertungen
5,08 Rezensionen auf GoogleErfahrungen mit Der Prozessmeister
Bewertungen zur Zusammenarbeit mit Der Prozessmeister. Sie sind keine Referenzen für abgeschlossene Handwerks-Projekte.
Kurzfazit nach drei Monaten: weniger Medienbrüche, mehr Transparenz, messbare Effekte. Der Prozessmeister liefert Substanz statt Show – und bleibt auch nach Go-Live erreichbar. Genau die Art Partner, die man im Mittelstand braucht.
Was mich überzeugt hat, war die Priorisierung: erst die Prozesse, dann die Tools. Dadurch blieb das Budget im Rahmen, und wir vermeiden jetzt teure Umwege. Supporttickets gehen um 30 % schneller durch – messbar, nicht gefühlt.
Ich war skeptisch bei „KI in der Buchhaltung“. Nach dem Workshop liefen Belegklassifizierung, Kontierungsvorschlag und Freigabe-Flow wie versprochen. Der Mensch bleibt in der Kontrolle, aber die Vorarbeit macht jetzt die Automatisierung. Beratung top, Umsetzung noch besser.
Weitere 5 Bewertungen lesen
Unser Controlling hat dank Automatisierung täglich frische Kennzahlen in einem kompakten Looker-Studio-Board. Keine Excel-Hölle mehr, keine Diskussion über „die Zahl von gestern“. Beratung schnell, sauber, verlässlich.
Wir haben gemeinsam einen Assistenten für Vertriebs-E-Mails entwickelt, der Tonalität und Produktlogik beachtet. Qualitätssicherung läuft mit Stichproben, alles DSGVO-konform. Spürbar weniger Copy-Paste, mehr Zeit für echte Gespräche.
Im Recruiting entstand eine Pipeline, die Eingänge vorsortiert und Termine automatisch koordiniert. Absagen sind wertschätzend, Zusagen schnell – unsere Time-to-Hire sank deutlich. Klare 5 Sterne.
Exzellente Veränderungsbegleitung: Stakeholder früh eingebunden, Einwände ernst genommen, kurze Lernvideos produziert. Der Übergang in den neuen Prozess war erstaunlich friktionsfrei. So geht Umsetzung.
bin sehr dankbar das ich das team kennengelernt habe. prozesse optimiert, wieder zeit für’s eigentliche business, und die ergebnisse sprechen für sich. timo & co. = toparbeit
Quelle: Google-Unternehmensprofil „Der Prozessmeister KI Agentur Hamburg“. Stand: . Die Texte sind unverändert übernommen. Persönliche Erfahrungen sind keine Zusage für andere Projekte. Aktuelle Bewertungen bei Google ansehen.
Timo BrandtDein AnsprechpartnerMit Deinem Betrieb anfangen
Welcher Ablauf kostet Dein Team gerade zu viel Zeit?
Bring einen typischen Vorgang und die Namen Deiner Programme mit — ob Handwerkersoftware, Kalender oder E-Mail. Wir prüfen Datenzugang, Aufwand und Freigaben. Wenn eine einfache Softwarefunktion ausreicht, brauchst Du dafür keinen KI-Agenten.