Kurzfazit nach drei Monaten: weniger Medienbrüche, mehr Transparenz, messbare Effekte. Der Prozessmeister liefert Substanz statt Show – und bleibt auch nach Go-Live erreichbar. Genau die Art Partner, die man im Mittelstand braucht.
Abrechnung und Rechnung · Handwerk
KI-Rechnungsassistent
Rechnungsentwürfe aus Auftragsdaten erzeugen, auch als E-Rechnung. Versand nach Freigabe.
Beschriebener Lösungsumfang zur individuellen Umsetzung. Keine bereits auf dieser Website aktivierte Automatisierung.
Das Problem im Alltag
Wo dieser Assistent ansetzt
Rechnungen werden oft manuell aus Auftragsdaten und Leistungen zusammengestellt. Der Assistent erzeugt Rechnungsentwürfe mit allen Pflichtangaben und bereitet sie bei Bedarf im E-Rechnungsformat vor. Versand und Prüfung bleiben beim Büro.
Diese Daten werden gebraucht
- Freigegebene Abrechnungs- oder Auftragsdaten
- Stammdaten und Steuersätze Deines Betriebs
- Regeln für Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD
Das Ergebnis für Dein Team
- Rechnungsentwurf mit allen Pflichtangaben
- E-Rechnungsfassung im passenden Format, wenn gewünscht
- Prüfliste vor dem Versand
Vom Eingang bis zur Freigabe
So kann der Ablauf in Deinem Betrieb aussehen
Welche Schritte verbunden werden, hängt von Deinen Programmen und den verfügbaren Schnittstellen ab. Eine manuelle Übergabe kann für den Einstieg sinnvoller sein als eine direkte Schreibanbindung.
Voraussetzungen
Gepflegte Stammdaten und geklärte Regeln für Formate und Steuersätze. Die Anforderungen an E-Rechnungen nach § 14 UStG werden vorab geprüft.
Zusammenspiel mit weiteren Agenten- Der Assistent übernimmt freigegebene Abrechnungsdaten.
- Er erzeugt den Rechnungsentwurf mit Pflichtangaben.
- Die E-Rechnungsfassung wird im passenden Format vorbereitet.
- Du prüfst und gibst den Versand frei.
- Erledigte Rechnungen werden dem Zahlungsverkehr zugeordnet.
Wer prüft und entscheidet?
Prüfung und Versand bleiben beim Büro. Der Assistent erzeugt nur Entwürfe und versendet nichts eigenständig.
Was die KI nicht übernehmen soll
Keine eigenständige Rechnungsstellung, keine Festlegung von Steuersätzen oder Formaten. Der Versand erfolgt ausschließlich nach Freigabe.
Erst im Kleinen prüfen
Ein belastbarer Einstieg statt einer pauschalen Ersparnis
Geeigneter Testlauf
Mit einem Standardauftrag beginnen und den Entwurf gegen eine manuell erstellte Rechnung prüfen, inklusive E-Rechnungsformat.
Daran misst Du den Nutzen
Zeit je Rechnungsentwurf, Anzahl korrigierter Pflichtangaben und Formfehler sowie versendete Rechnungen ohne Freigabe (Ziel: null).
Was kostet die Umsetzung?
Einrichtung, Schnittstellen, Softwarelizenzen, Modell- oder Gesprächskosten und Betreuung werden getrennt betrachtet. Datenbereinigung und fachliche Prüfungen gehören in die Kalkulation. Ohne diesen Umfang wäre ein fester Websitepreis irreführend.
Du erhältst zuerst einen Kostenvoranschlag auf Basis des abgestimmten Prozesses. Umfang und laufende Kosten werden vor Beauftragung geklärt.
Leistungsumfang und EinführungFragen zu diesem Assistenten
Verschickt die KI Rechnungen automatisch?
Nein. Sie erzeugt Entwürfe, auch als E-Rechnung. Versandt wird nach Deiner Freigabe.
Kann sie XRechnung und ZUGFeRD?
Der Entwurf wird im passenden Format vorbereitet. Welches Format für Deine Kunden infrage kommt, wird im Projekt geklärt.
Passende nächste Schritte
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E-Rechnung in der Praxis: Was seit dem 1.1.2025 gilt
Seit dem 1.1.2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B. Was das für Handwerksbetriebe heißt, welche Übergangsfristen laufen und was ein Rechnungsassistent vorbereiten kann. Quellen: BMF-FAQ, ZDH.
Timo BrandtDein AnsprechpartnerMit Deinem Betrieb anfangen
Welcher Ablauf kostet Dein Team gerade zu viel Zeit?
Bring einen typischen Vorgang und die Namen Deiner Programme mit — ob Handwerkersoftware, Kalender oder E-Mail. Wir prüfen Datenzugang, Aufwand und Freigaben. Wenn eine einfache Softwarefunktion ausreicht, brauchst Du dafür keinen KI-Agenten.