1.1.2025
BMF-FAQ E-Rechnung
Fallstudie · Branchenbeispiel
E-Rechnung in der Praxis: Was seit dem 1.1.2025 gilt
Seit dem 1.1.2025 muss jeder Betrieb im B2B E-Rechnungen empfangen können — auch der Handwerksbetrieb. Was genau eine E-Rechnung ist, welche Fristen für das eigene Ausstellen laufen und was ein Assistent davon vorbereiten kann (und was nicht), steht hier. Quellen: BMF-FAQ und ZDH — keine Kundenprojekte, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Projekt: Umsetzungskonzept E-Rechnung für Handwerksbetriebe · Werkzeug: KI-Rechnungsassistent (Konzept), E-Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD), Handwerkersoftware · Zeitraum: Recherche September 2026 · Stand: Pflichten und Fristen nach BMF-FAQ und ZDH zusammengefasst, keine eigenen Kundenprojekte
Kennzahlen
EN 16931
BMF-FAQ E-Rechnung
Ende 2026 / 2027
BMF-FAQ E-Rechnung, abhängig vom Vorjahresumsatz
§ 14 UStG
BMF-FAQ E-Rechnung, ZDH
Der Ablauf, in Bewegung
Vom Leistungsstand zur prüfbaren E-Rechnung
So läuft der Prozess Schritt für Schritt — vom Auslöser bis zur menschlichen Freigabe.
- Leistungsstände liegen im Projekt
Aufmaße, Stunden und Material sind dem Auftrag zugeordnet — die Grundlage jedes Rechnungsentwurfs.
- Der Assistent bereitet den Entwurf vor
Positionen, Mengen und Beträge werden aus den Leistungsständen zusammengestellt.
- Strukturierte E-Rechnungsdaten entstehen
Der Entwurf wird im Format nach EN 16931 aufbereitet (XRechnung oder ZUGFeRD), nicht als PDF.
- Das Büro prüft
Beträge, Positionen, Umsatzsteuer und Pflichtangaben — ohne Freigabe geht nichts raus.
- Versand und Empfang
Der Versand erfolgt nach Freigabe; eingehende E-Rechnungen werden geprüft und abgelegt.
Der Ablauf wiederholt sich automatisch — so kannst Du jeden Schritt in Ruhe verfolgen.
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Was seit dem 1.1.2025 gilt
Seit dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen im B2B E-Rechnungen empfangen können — auch Handwerksbetriebe. Eine E-Rechnung ist kein PDF: Sie muss einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, in Deutschland typischerweise XRechnung oder ZUGFeRD. Die gesetzliche Grundlage ist § 14 UStG; die Details stehen in den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums.
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Die Übergangsfristen beim Ausstellen
Für das eigene Ausstellen gelten Übergangsregeln: Bis Ende 2026 dürfen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz noch Papierrechnungen ausstellen, bis Ende 2027 alle anderen — jeweils nur mit Zustimmung des Empfängers. Stand dieser Angaben: BMF-FAQ, September 2026. Die Fristen und die Besonderheiten Deines Falls prüft im Zweifel Dein Steuerbüro — diese Seite ersetzt keine Steuerberatung.
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Was ein Assistent vorbereiten kann
Der Rechnungsassistent übernimmt die Zusammenstellung: Er zieht Leistungsstände, Aufmaße und Stundenzettel zusammen, erzeugt den Rechnungsentwurf und bereitet die strukturierten E-Rechnungsdaten im passenden Format auf. Er prüft die Pflichtangaben gegen eine Checkliste. Was er nicht tut: Rechnungen ohne Freigabe versenden, Preise festlegen, Umsatzsteuerfragen entscheiden. Versand und fachliche Prüfung bleiben beim Büro.
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Was zu beachten ist
Drei Punkte: Pflichtangaben — die E-Rechnung muss dieselben Angaben enthalten wie die Papierrechnung (§ 14 UStG), die Struktur ersetzt keine Inhalte. Aufbewahrung — E-Rechnungen müssen wie alle Rechnungen aufbewahrt und maschinell auswertbar bleiben; kläre, wo Deine Software ablegt. Empfang ohne eigene Software — wer keine E-Rechnungssoftware hat, kann E-Rechnungen ansehen und verarbeiten lassen; die BMF-FAQ nennt die Wege. Und wie immer: keine Kundendaten ohne geklärte Verarbeitung (DSGVO).
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Was davon bei euch gilt
Der Einstieg ist zweigeteilt: Der Empfang ist Pflicht seit dem 1.1.2025 — kläre, wie Dein Büro eingehende E-Rechnungen heute verarbeitet. Das Ausstellen hat Übergangsfrist — nutze sie für einen Pilot: Rechnungsentwürfe laufen parallel zum bisherigen Weg, bis sie fehlerfrei beim Büro ankommen. Erst dann wird der Assistent in die Rechnungsstrecke eingebunden.
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Die Empfangspflicht ist da — der Assistent beginnt beim Entwurf.
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