1 · Zweck vor Werkzeug
Art. 5 DSGVO: Erst Einsatzfeld und Zweck festlegen, dann Daten fließen lassen. Verarbeitet wird nur, was der Zweck erfordert. Ein Assistent, der Termine vorschlägt, braucht keinen Zugriff auf die komplette Projektakte.
Datenschutz & Recht
Datenschutz bei KI im Handwerk: von Anfang an eingeplant.
Kundendaten, Baustellenfotos, Sprachaufnahmen: Wer mit KI arbeitet, muss wissen, welche Daten wofür fließen. Deshalb bauen wir Datenschutz nicht hinterher ein, sondern von der ersten Skizze an — nach DSGVO, KI-Verordnung und den Regeln für gewerbliche Aufträge.
Diese Seite erklärt den rechtlichen Rahmen in verständlicher Sprache. Sie ersetzt keine Einzelfallberatung — für die konkrete Umsetzung prüfen das die zuständigen Stellen im Einzelfall.
Die sechs Bausteine
Was wir von der ersten Skizze an einplanen.
Jeder Baustein hat eine Rechtsgrundlage — und eine klare Konsequenz für die Umsetzung.
2 · Baustellenfotos einordnen
Fotos von der Baustelle sind schnell personenbezogen: Kundenhäuser, Kfz-Kennzeichen, Personen im Bild. Deshalb brauchen sie einen Zweck, klare Zugriffsrechte und Löschregeln nach Projektende — in der Projektakte, nicht im freien Umlauf.
3 · Sprachaufnahmen begrenzen
Aufmaß-Memos und Sprachnotizen: Rechtsgrundlage vor der Aufnahme klären, Transkripte statt Endlos-Aufbewahrung, Löschregeln festlegen. Eine Nutzung der Aufnahmen zum Training ist nur mit passender Rechtsgrundlage zulässig — standardmäßig aus.
4 · KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung
Seit Februar 2025 müssen Betriebe, die KI einsetzen, KI-Kompetenz sicherstellen. Dazu gehören Schulung, das Verständnis der Freigaben und der Umgang mit typischen Fehlern — Teil der Einführung, kein Anhang.
5 · VOB/B bei gewerblichen Aufträgen
Entwürfe für gewerbliche Vergaben halten die Formvorgaben der VOB/B ein. Die Prüfung von Form und Inhalt bleibt bei den berechtigten Personen — ein Assistent ersetzt keine Abgabeentscheidung.
6 · E-Rechnung nach § 14 UStG
Rechnungen an Unternehmen sind als strukturierte E-Rechnung zu übermitteln. Ein Assistent bereitet Entwürfe im passenden Format vor — Versand und Prüfung bleiben beim Büro.
Unsere Reihenfolge
So läuft der Datenschutz in unseren Projekten.
- Zweck und Datenfelder festlegenWas soll der Assistent tun, welche Daten braucht er dafür wirklich, welche sehen ihn überhaupt nicht? Diese Liste entsteht vor der Systemwahl.
- Rechtsgrundlage und LöschregelnFür Kundendaten, Baustellenfotos und Sprachaufnahmen werden Zweck, Rechtsgrundlage und Löschfristen je Prozess festgehalten — vor dem Pilot.
- Rechte, Rollen und FreigabenTechnische Rechte je Rolle, Auftragsverarbeitung bei Dienstleistern, dokumentierte Freigabepunkte. Kein Versand nach außen ohne menschliche Prüfung.
- Pilot mit Prüfschleife und SchulungEin begrenzter Test mit Euren Vorgängen, dann Messung der Nachkontrolle. Das Team wird geschult, bevor der Ablauf freigegeben wird — nicht danach.
Häufige Fragen zum Datenschutz
Müssen unsere Kundendaten in eine Cloud?
Nein. Für viele Abläufe kommen Systeme in Eurer eigenen Umgebung infrage. Wo eine Cloud sinnvoll ist, werden Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmer und Datenorte vorher geprüft — ein EU-Standort allein reicht nicht.
Was ist eine Auftragsverarbeitung (AVV)?
Ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO, der regelt, was ein Dienstleister mit Euren Daten tun darf — und was nicht: Zweck, Weisungsrechte, Unterauftragnehmer, Sicherheit, Löschung. Ohne AVV darf ein Dienstleister personenbezogene Daten nicht für Euch verarbeiten.
Darf die KI Angebote oder Rechnungen automatisch versenden?
Nein. Assistenten bereiten Entwürfe vor; Preise, Zusagen und der Versand nach außen bleiben bei der berechtigten Person. Eine nur formelle menschliche Bestätigung genügt nicht.
Was bedeutet „KI-Kompetenz“ nach Art. 4 KI-Verordnung?
Seit Februar 2025 gilt die Pflicht für Betriebe, die KI einsetzen: Das Team muss die Grenzen des Werkzeugs kennen, Ergebnisse prüfen können, typische Fehler erkennen und den freigegebenen Ablauf verstehen. Zur Einführung gehören Schulung und dokumentierte Prüfregeln.
Was gilt bei gewerblichen Aufträgen?
Für gewerbliche Vergaben gelten Formvorgaben, insbesondere nach der VOB/B. Ein Assistent kann Entwürfe vorbereiten; ob die Unterlagen vollständig und formgerecht sind, prüfen die berechtigten Personen.
Was ist mit der E-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 sind Rechnungen zwischen Unternehmen grundsätzlich als strukturierte E-Rechnung zu übermitteln (§ 14 UStG). Was Dein Betrieb genau braucht, klären die Hinweise von ZDH und BMF — ein einfaches PDF ist keine strukturierte E-Rechnung.
Quellen
Recherchiert am 18. September 2026 — Gesetzestexte und Hinweise von ZDH und BMF.
Timo BrandtDein AnsprechpartnerMit Deinem Betrieb anfangen
Welcher Ablauf kostet Dein Team gerade zu viel Zeit?
Bring einen typischen Vorgang und die Namen Deiner Programme mit — ob Handwerkersoftware, Kalender oder E-Mail. Wir prüfen Datenzugang, Aufwand und Freigaben. Wenn eine einfache Softwarefunktion ausreicht, brauchst Du dafür keinen KI-Agenten.