Einsatzplanung bei Fachkräftemangel: eine Modellrechnung

Rund 200.000 Fachkräfte fehlen im Handwerk, 119.565 offene Stellen waren gemeldet. Für die Einsatzplanung heißt das: Weniger Leute müssen dieselbe Arbeit abdecken — und die Planung entscheidet, wo es hakt. Das hier ist ausdrücklich eine Modellrechnung auf Basis dieser Zahlen: keine Kundenergebnisse, keine Messung aus einem Projekt. Annahmen stehen als Annahmen da.

Die Ausgangslage in Zahlen

Rund 200.000 Fachkräfte fehlen im Handwerk, 119.565 offene Stellen waren Ende Dezember gemeldet — Zahlen des ZDH, zitiert auf tagesschau.de. Was das für den Alltag heißt, kennt jeder Betrieb: Weniger Leute decken dieselben Baustellen ab, und die Wochenplanung wird zur Engstelle. Gleichzeitig nutzen nur 4 % der Betriebe KI — die Planung läuft meist von Hand, in Köpfen und auf Klebezetteln.

Die Modellrechnung — Annahmen ausdrücklich

Die Rechnung ist ein Modell, keine Messung. Annahmen: Ein Betrieb mit 8 Monteuren; der Meister verbringt 3 Stunden pro Woche mit der Wochenplanung — Baustellen sortieren, Konflikte suchen, Änderungen nachführen. Bei 45 Arbeitswochen sind das 135 Stunden im Jahr. Zweite Annahme: Die Hälfte davon ist Vorbereitung — zusammenstellen, sortieren, Konflikte sichtbar machen. Wenn ein Einsatzplaner diese Vorbereitung übernimmt, bleiben rechnerisch rund 65 bis 70 Stunden im Jahr fürs Entscheiden statt fürs Sortieren. Das ist eine Größenordnung, kein Versprechen: Keine dieser Zahlen stammt aus einem Kundenprojekt.

Was die Rechnung zeigt — und was nicht

Sie zeigt, wo der Hebel liegt: nicht in der Entscheidung selbst, sondern in der Vorbereitung. Sie zeigt nicht, dass Dein Betrieb genau diese Stunden spart — das hängt von Planungsgewohnheiten, Software und Auftragsstruktur ab. Deshalb: erst messen, dann kaufen. Eine Woche Planungsarbeit protokollieren genügt, um die Annahmen durch eigene Zahlen zu ersetzen.

Was ein Einsatzplaner vorbereiten kann

Der Assistent bereitet auf: Verfügbarkeiten, Dauern, Abhängigkeiten, Fahrzeuge. Er zeigt Konflikte früh — der Monteur, der an zwei Orten gleichzeitig eingeplant wäre, der Auftrag, der mehr Tage braucht als vorgesehen. Was er nicht entscheidet: wer welche Baustelle fährt, wer wann Urlaub nimmt, welcher Auftrag Vorrang hat. Die Planung macht der Meister, nicht der Zufall — und nicht die Maschine.

Was zu beachten ist

Planungsdaten sind Personaldaten: Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Krankheitsstände gehören zu den am stärksten geschützten Daten im Betrieb — Zugriffsrechte, Zweck und Löschung werden vor dem Pilot geklärt (DSGVO). Die KI-Kompetenzpflicht (Art. 4 KI-Verordnung) gilt auch hier: Das Team muss die Vorschläge prüfen und Fehler melden können. Und der Plan bleibt ein Entwurf, bis der Meister ihn freigibt.

Was davon bei euch gilt

Startet mit einer Woche parallelem Planen: Der Assistent bereitet die Planung vor, der Meister plant wie gewohnt daneben. Danach vergleicht ihr: Wie viele Konflikte hat der Assistent vorher gesehen, wie oft lag er daneben, wie lange hat die Planung gedauert? Erst diese Woche entscheidet über den Rollout — nicht die Modellrechnung.

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